Preguntas frecuentes
Contamos con una variedad de preguntas con respuestas rápidas de todas las inquietudes que te pueden arrojar al visitar nuestros servicios y soluciones.
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Busca lo que necesitas y te damos una respuesta oportuna.
1. ¿Cómo puedo contratar los Servicios de EasyDoc?
3. ¿Qué pasa con mi información cuando se termina el contrato de servicio?
5. ¿Cómo se protege la privacidad de mis datos?
7. ¿En qué consiste el proceso de Puesta en Marcha de Facturación Electrónica?
9. ¿Porqué debería usar Easydoc factura?
13. ¿Cómo accedo a los manuales de ayuda de las aplicaciones EasyDoc?
15. ¿Easydoc recepciona los documentos de proveedores?
17. ¿Quién se encarga del proceso de la solicitud de timbraje electrónico de folios?
21. ¿Easydoc maneja maestros de cliente?
23. ¿Puedo manejar más de una empresa?
25. ¿Puedo realizar de forma automática la cesión de documentos a bancos o factoring?
29. ¿Qué es un DTE?
31. ¿Cuál es el Objetivo de la Factura Electrónica?
Fiscalizar a los contribuyentes que merezcan dudas o sospechas de que puedan hacer mal uso de los documentos timbrados.
Verificar que la documentación a timbrar cumpla con los requisitos legales y reglamentarios vigentes.
Llevar un control -registro- del movimiento de los documentos autorizados.
33. ¿Cuáles son las ventajas de la factura electrónica para los contribuyentes?
35. ¿Los contribuyentes autorizados por el SII a emitir DTEs, tendrán que emitir todos sus documentos en forma electrónica?
37. ¿Está permitido que un emisor electrónico mande los documentos por “mail” a alguien no electrónico?
39. ¿Cuál es el plazo máximo permitido para enviar una Factura Electrónica al SII?
Todo documento tributario electrónico debe ser enviado al Servicio de Impuestos Internos vía Internet antes del transporte de las mercaderías,
del envío del documento al receptor electrónico, o la entrega de su representación impresa al receptor no electrónico.
Además puede ser en el caso de productos que sean transportados con una guía de despacho general, utilizada sólo para respaldar el transporte y que se entregue en las instalaciones del receptor con otro documento tributario electrónico, el emisor electrónico tendrá un plazo máximo de 12 horas, contadas desde la entrega real de las especies, para enviar al SII el documento Tributario Electrónico correspondiente a la entrega efectuada.
43. ¿Qué es un certificado digital?
45. ¿Qué indica la ley respecto al “acuse de recibo”?
No obstante lo anterior, se mantiene lo dispuesto en el artículo 24 de la Ley sobre Impuesto a las Ventas y Servicios, sobre la utilización del Crédito Fiscal dentro de los dos períodos tributarios siguientes al mes de emisión de dicho documento. El uso del crédito fiscal según la entrega del “acuse de recibo” comenzará a regir luego de 180 días de publicada la ley en el Diario Oficial.
47. ¿En que consiste el proceso de certificación?
La postulación corresponde a la declaración de un contribuyente en que se indica que desea integrarse al sistema de Factura Electrónica. La postulación sólo puede ser efectuada por un representante legal del contribuyente autenticado con Certificado Digital en el sitio web del SII. Para ello, deberá ingresar algunos datos de contacto e informar quién actuará como “Usuario Administrador de Documentos Tributarios Electrónicos” al interior de la empresa. A su vez, la empresa deberá cumplir con las siguientes condiciones:
• Haber dado aviso de Inicio de Actividades en regla y con verificación positiva por parte del SII.
• Tener la calidad de contribuyente del Impuesto al Valor Agregado (IVA). A través de la Resolución Exenta N° 93, de 2006, se autoriza a personas naturales, jurídicas y entes sin personalidad jurídica que no son contribuyentes de IVA, a incorporarse al sistema de Facturación Electrónica.
• Calificar como contribuyente de primera categoría, de acuerdo con lo indicado en el artículo 20 de la Ley sobre Impuesto a la Renta.
Es una exigencia del SII que ni el representante legal ni los firmantes autorizados de una empresa tengan situaciones pendientes con el SII. Si existen dudas, se recomienda verificar en el sitio web del SII, opción MiSII.
Cuando la postulación del contribuyente es aceptada, se da inicio al proceso de certificación, donde el contribuyente debe cumplir una serie de pasos y pruebas hasta probar que está en condiciones de emitir y recibir Documentos Tributarios Electrónicos (DTE).
En el ambiente de certificación se puede efectuar, en modalidad de prueba, todas las operaciones de un contribuyente autorizado, así como interactuar libremente enviando documentos de prueba, mientras se van depurando sus aplicaciones.
El proceso de certificación contempla distintas exigencias, según el tipo de documento tributario que el contribuyente desee emitir en forma electrónica.
Para que un contribuyente sea autorizado como emisor electrónico debe cumplir, al menos, con las pruebas de certificación correspondientes a Factura Electrónica, Nota de Crédito Electrónica y Nota de Débito Electrónica, proceso que está publicado y que se lleva a cabo a través del sitio Web del SII, menú Factura Electrónica, recuadro Sistema de facturación propio o de mercado, opción Procedimiento de postulación, certificación y autorización.
49. ¿Un receptor manual que recibe vía correo electrónico una Factura Electrónica, puede usar el Crédito Fiscal IVA o debe solicitar una impresión del emisor?
El receptor manual que recibe por correo electrónico una Factura Electrónica, de acuerdo con la autorización que dio al emisor electrónico para el envío del documento vía e-mail, tiene la obligación de imprimir el documento tributario para respaldar su información contable, pudiendo hacer uso del Crédito Fiscal IVA en la medida que cumpla con los requisitos legales y reglamentarios. De esta forma, la obligación de imprimir dicho documento no es del emisor, sino del propio receptor del documento que otorgó la autorización indicada en la Resolución Exenta N° 11, de 2003.
51. ¿Cuántos ejemplares de factura electrónica o guía de despacho electrónica se debe imprimir, en caso de transporte de mercaderías?
– Dos de dichos ejemplares son de carácter tributario, y no señalan destino; uno de ellos podrá ser retenido por funcionarios del SII durante el tránsito de las mercaderías; el otro ejemplar será entregado al receptor
– El tercer ejemplar exigido por la ley N° 19.983, no da derecho a crédito fiscal, y señala en su recuadro inferior derecho la expresión “Cedible” en el caso de las facturas electrónicas, y “cedible con su Factura” en el caso de las guías de despacho electrónicas. Corresponde al cual debe registrarse el acuse de recibo de mercaderías o servicios prestados.
53. ¿Qué información se debe ingresar en el folio de referencia y razón de referencia en la factura electrónica que se intenta emitir?
El ingreso de esta información es opcional y se solicita sólo cuando usted selecciona la casilla Referencias: Si/No. Se debe incluir esta información, solo si el documento que está generando hace referencia a otro ya emitido, por ejemplo a una guía de despacho; o a una factura en el caso de emitir una nota de crédito electrónica. En caso de no hacer referencias a otro documento no debe marcar la casilla Referencias: Si/No al emitir el documento electrónico.
55. ¿Qué plazo tengo para poder utilizar el crédito fiscal contenido en una factura electrónica?
Cabe señalar que el N° 7 del artículo 23 de la ley de IVA, solo incorpora un requisito adicional para tener derecho a crédito fiscal, este es otorgar el acuse de recibo en conformidad a la ley N°19.983.
57. ¿La representación impresa de una Factura Electrónica puede contar con una hoja anexa por falta de espacio en el detalle de las mercaderías?
No, una Factura Electrónica no puede contar con una hoja anexa para incluir su detalle por falta de espacio. Si el sector destinado al detalle no es el suficiente para incluir los bienes vendidos o servicios prestados, se debe continuar en otro ejemplar de facturas hasta completar la descripción de los artículos que comprende la operación comercial, por lo que cada una de las facturas debe ir totalizada en forma independiente.
Hay que considerar que la única forma que una Factura Electrónica no señale el detalle de la operación en su cuerpo, es que haya sido emitida en su reemplazo una Guía de Despacho que contenga tal detalle.
59. ¿Dónde se deben detallar los múltiples giros y sucursales si no hay espacio en el anverso de la Factura Electrónica?
No obstante lo anterior, si se requiere que la representación impresa de la Factura Electrónica detalle todos los giros y sucursales del contribuyente, se puede realizar utilizando papel preimpreso con estos antecedentes, pues el formato XML de los Documentos Tributarios Electrónicos no los soporta.
61. ¿Qué opciones del sistema de Factura Electrónica requieren autenticarse?
Las siguientes son las opciones del sistema de Factura Electrónica que requieren autenticarse (Rut y Clave Secreta o Certificado Digital) para acceder a ellas:
Para acceder a las opciones disponibles para usuarios autorizados, es necesario autenticarse con Certificado Digital, correspondientes al envío de Documentos Tributarios Electrónicos (DTE) y a la postulación al sistema de emisión de (DTE)
63. ¿Qué es la Liquidación Factura Electrónica?
Es la representación informática de un documento tributario generado y firmado electrónicamente, que reemplaza a la Liquidación Factura soportada en papel y tiene la misma validez legal.
Puede obtener mayor información relativa a este tema en el sitio Web del SII, menú Normativa y Legislación, opción Resolución Exenta N° 108, de 2005. Adicionalmente, esta materia puede ser consultada en el menú Factura Electrónica.
65. ¿Se puede emitir una Factura Electrónica a partir de la emisión de Guías de Despacho (papel) ya emitidas?
67. ¿Se puede emitir una Factura Electrónica a partir de la emisión de Guías de Despacho (papel) ya emitidas?
69. Si una factura electrónica se emite el último día de un mes, y se da el acuse de recibo el primer día del mes siguiente, ¿cuándo puedo utilizar el crédito fiscal de dicha factura electrónica?
Se debe considerar que el N°7 del artículo 23 de la ley de IVA, no establece cambios en los plazos establecidos en el inciso primero del mismo y en el artículo 24 inciso tercero, para hacer uso del crédito fiscal; esto es hacer uso del crédito fiscal en el mismo periodo tributario de la emisión de las facturas, y en caso que hayan sido recibidas o registradas con retraso, el plazo se extiende a los dos periodos tributarios siguientes a aquel.
2. ¿Cuál es la duración de los contratos?
Posteriormente a la propuesta comercial debe enviar la aceptación de la misma, esta debe hacerse por escrito mediante una “Carta Aceptación”, la cual deberá ser dirigida a Maximise S.A., indicando la fecha de la propuesta, y tendrá el carácter de irrevocable, adicionalmente la prestación de los servicios estará regulada por un contrato anual con una duración mínima de 24 meses y que deberán suscribir las partes dentro de un plazo no superior a 30 días de enviada la Carta Aceptación.
4. ¿Quién se encarga de los respaldos y en qué consisten?
6. ¿Cuánta información histórica es mantenida por EasyDoc?
8. ¿Tiene costo adicional los servicios de soporte al Cliente?
14. ¿Debo instalar algo en mi computador para hacer facturas electrónicas con EasyDoc?
16. Easydoc realiza los envíos de los libros de compra y venta electrónicos?
18. ¿Puedo crear la cantidad de usuarios que yo estime conveniente?
20. ¿Existe una forma de modificar los reportes de mis documentos?
22. ¿Easydoc maneja maestros de productos?
24. ¿Cómo puedo asegurarme que mis clientes realizan los correspondientes acuses de recibo de los documentos que emito?
30. ¿Qué es una Factura Electrónica?
EasyDoc se responsabiliza con nuestros cliente para entregar respaldo a la información generada en la plataforma donde el cliente podrá tener acceso el tiempo que estime conveniente y mientras se encuentre vigente.
32. ¿Quién puede postular a Facturación Electrónica?
– Calificar como contribuyente de Primera Categoría, de acuerdo a lo indicado en el Art. 20 de la Ley sobre Impuesto a la Renta.
– Mantener vigente el trámite de inicio de actividades. Para emitir DTE con IVA, se requiere ser contribuyente de IVA y contar con verificación actividades en terreno positiva o con verificación en proceso.
– No tener la condición de querellado, procesado, acusado por delito tributario, o condenado por este tipo de delito hasta el cumplimiento total de su pena. El representante legal ni los firmantes autorizados tampoco deben tener situaciones pendientes con el SII.
– Tope de Ventas: no posee mínimo o máximo.
34. ¿Qué documentos tributarios se podrán emitir en forma electrónica?
36. ¿Con la factura electrónica desaparece la necesidad de imprimir los documentos tributarios
38. ¿Qué debe hacer un contribuyente no electrónico si recibe una factura electrónica impresa de parte de alguno de sus proveedores?
40. ¿Cómo deben ser conservados los documentos tributarios electrónicos (DTE)?
– Deben ser generados y guardados por el emisor electrónico en el formato XML (autorizado por el SII), el que corresponde a un lenguaje computacional estándar para definir documentos electrónicos. El contribuyente debe tener la posibilidad de acceder a la información almacenada para responder al SII ante alguna solicitud. Los documentos electrónicos emitidos constituyen el respaldo contable.
– El receptor electrónico recibirá por los medios electrónicos que haya acordado con el emisor (actualmente e-mail) el documento tributario electrónico en formato XML y deberá utilizar este documento para respaldar su información contable.
– Si el receptor de una Factura Electrónica es un contribuyente no autorizado para operar con este tipo de documentación; es decir, es un “receptor manual”, el documento que recibirá y debe conservar es la versión impresa de la Factura Electrónica.
42. ¿Qué documentos serán obligatorios emitir en formato electrónico?
44. ¿Qué certificados digitales deben ser utilizados para la firma electrónica de los documentos?
46. Si me encuentro facturando a través del portal MiPyme del SII, puedo cambiarme a un sistema de facturación propio o de mercado?
48. ¿Si una Mipyme emite Facturas Electrónicas a través del Sistema de facturación gratuito del SII, y tiene ventas por más de 500 millones de pesos anuales, tiene que cambiarse de sistema de Facturación Electrónica?
• Haber realizado y mantener vigente el trámite de inicio de actividades.
• Calificar como contribuyente de Primera Categoría, de acuerdo a lo indicado en el Art. 20 de la Ley sobre Impuesto a la Renta.
Por lo anterior, los contribuyentes que cumplen con los requisitos de inscripción en el Sistema, sólo requieren disponer de un computador personal con acceso a Internet y un certificado digital para comenzar a disfrutar de las ventajas de la factura electrónica.
Es una exigencia del Servicio que ni el representante legal ni los usuarios autorizados tengan situaciones pendientes con el SII. Si tiene dudas al respecto consulte en “Mi SII” de la página del SII, opción Mi situación tributaria.
50. ¿Qué debe hacer un contribuyente no electrónico si recibe una Factura Electrónica impresa de parte de alguno de sus proveedores?
• Verificar Contenido de un Documento
• Consultar Validez de un Documento
52. ¿Se puede agregar un subtítulo en inglés a la factura electrónica?
La mención, Electronic Export Invoice, de acuerdo a la norma no puede ir dentro del recuadro, aunque si en otra parte del documento impreso; no se ve inconveniente que se incluya traducción en inglés de los ítems, por ejemplo, Fecha / Date, siempre y cuando se informe en conjunto con la glosa en español, es decir, puede estar sólo en español o ambos, pero en ningún caso conceptos sólo en inglés.
54. ¿De qué forma se puede obtener una copia de una Factura Electrónica de un proveedor?
Desde el sitio Web del SII se puede verificar parte del contenido de los documentos electrónicos, entrando en el menú Factura Electrónica, opción Verificar Contenido de un Documento, para lo cual se requiere una Clave Secreta y los siguientes antecedentes:
56. En el caso de la separación total de bienes no hay mayores problemas, ya que los bienes siguen a su dueño, vale decir a nombre de quien están inscritos, en caso de inmuebles o vehículos motorizados, por ejemplo, o de quien los compró en caso de bienes muebles no sujetos a régimen registral.
58. ¿Es lo mismo una Factura Electrónica que una Factura de Exportación Electrónica?
La Factura de Exportación Electrónica permite ingresar montos en moneda extranjera, identificar el medio de transporte y la compañía transportista, el puerto de embarque y desembarque, la modalidad de venta, la cláusula de compraventa, el valor de la exportación según cláusula de venta, el valor de flete y seguro, la identificación de bultos, indicar el tipo de cambio, si se requiere, así como referenciar otros documentos, tales como el DUS o MIC asociado a la exportación, el pasaporte del cliente extranjero en el caso de empresas hoteleras o la Resolución del SNA en el caso de exportación de servicios, datos que no son aplicables para la Factura Electrónica.
60. ¿Puede mi Contador bajar folios de Factura Electrónica u otro DTE?
62. ¿Qué debe hacer un contribuyente no electrónico si recibe una Factura Electrónica impresa de parte de alguno de sus proveedores?
Lo que debe hacer un contribuyente no electrónico si recibe una Factura Electrónica impresa de parte de alguno de sus proveedores, es verificar su autenticidad en el sitio Web del SII, menú Factura Electrónica, opciones:
64. ¿La Factura Electrónica posee Mérito Ejecutivo al igual que la factura en papel?
Sí, el Art. 9 de la Ley N° 19.983 señala que las normas del mérito ejecutivo serán igualmente aplicables en caso que la factura sea un documento electrónico emitido de conformidad a la Ley por un contribuyente autorizado por el Servicio de Impuestos Internos.
Puede obtener mayor información relativa a este tema en el sitio web del SII, menú Factura Electrónica, opción Registro Electrónico de Cesión de Créditos, Normativa Relacionada.
66. ¿Qué se debe hacer para cambiar el o los usuario(s) administrador(es) del sistema de Factura Electrónica?
68. ¿La representación impresa de una Factura Electrónica puede contar con una hoja anexa por falta de espacio en el detalle de las mercaderías?
Hay que considerar que la única forma que una Factura Electrónica no señale el detalle de la operación en su cuerpo, es que haya sido emitida en su reemplazo una Guía de Despacho que contenga tal detalle.
Nuestra experiencia con EasyDoc realmente nos facilitó las cosas hablando digitalmente, tenemos más tiempo para monitoriar otros asuntos y ver el crecimiento de la empresa.
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