Preguntas frecuentes

Contamos con una variedad de preguntas con respuestas rápidas de todas las inquietudes que te pueden arrojar al visitar nuestros servicios y soluciones.

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Debe solicitar una propuesta comercial donde se le especifican los valores y las funcionalidades de los servicios indicados, puede solicitarla a través de la asistencia de nuestros ejecutivos comerciales enviando sus consultas a info@easydoc.cl o a través de nuestra línea telefónica +562 5847115

El cliente cuando da término a la situación contractual con EasyDoc puede solicitar sus respaldos en formato XML, PDF y Excel de sus DTEs y libros Electrónicos.
EasyDoc realiza respaldos de sus archivos en Data Center de proveedor GTD Manquehue, otorgando contante seguridad y optima continuidad operativa de los servidores.
El proceso de implementación contempla la habilitación de los distintos usuarios a la plataforma mediante credenciales y accesos al portal de facturación electrónica www.easydoc.cl, adicionalmente se le capacita a los usuarios para el uso de la plataforma, consulta de documentos, emisión de documentos, envío de libros legales, entre otras funcionalidades, para dar término al proceso de facturación electrónica el cliente firma un “Acta de Entrega” como medio de aceptación y conformidad de los servicios.
Porque es un servicio fácil de usar y fácil de aprender, con su afan de proporcionar un servicio estable, además Easydoc evoluciona constantemente a partir de los requerimientos de sus clientes y por las exigencias tecnológicas y legales, adaptándose de esta forma a lo dispuesto por el SII y los entes reguladores.
Los manuales de la aplicación se encuentran linkeados en la misma plataforma dentro del menú de parámetros, además en la implementación se envía a cada uno de los usuarios del sistema que tengan acceso.
Para simplificar y controlar el proceso de recepción de documentos tributarios electrónicos, Easydoc proporciona a todos sus clientes casillas de correos electrónicos para la recepción misma e incluye un proceso automatizado de todos los documentos que los proveedores emitan en tiempo real, además de facilitar el correcto acuse de recibo de estos según lo dispuesto en la ley N°20.727.
Una de las funcionalidades que se le enseña a cada usuario administrador es la solicitud de folios electrónicos en el portal del SII, con el objetivo que cada usuario pueda ser independiente ante posibles eventualidades, el proceso de descarga de folios demora no más de 5 minutos.
El usuario autorizado posee la capacidad para crear todos los clientes y proveedores que estime conveniente.
El cliente puede contratar la cantidad de empresas que sean necesarias a partir de un fin mensual, debido a que maneja bases de datos diferentes en los servidores donde se aloja la información.
El portal de factura electrónica pone a disposición, exclusivamente al usuario administrador la posibilidad de generar archivos de cesión de documentos para factoring o bancos en menos de 5 minutos para luego ser enviados al SII.
DTE se le denomina, por sus siglas a Documento Tributario Electrónica y este abarca las facturas de venta electrónicas, facturas de venta no afectas o exentas electrónicas, facturas de compra electrónica, guías de despacho electrónica, notas de crédito electrónica, notas de débito electrónica, facturas de exportación electrónica y boletas de servicios electrónica.
Autorizar documentación para que el contribuyente pueda respaldar las operaciones que realiza en sus actividades económicas, tal como lo establece la ley. Fiscalizar a los contribuyentes que merezcan dudas o sospechas de que puedan hacer mal uso de los documentos timbrados. Verificar que la documentación a timbrar cumpla con los requisitos legales y reglamentarios vigentes. Llevar un control -registro- del movimiento de los documentos autorizados.
Además de proporcionar autenticidad legal y tributaria a sus transacciones comerciales mediante documentos electrónicos, le otorga al contribuyente un ahorro en tiempo y dinero, elimina las pérdidas de documentos, permite realizar las cesiones de documentos de forma simple y en línea (factoring), mejorando la rapidez y confiabilidad de los procesos de facturación con una imagen creíble y transparente de la empresa, además de liberar al contribuyente de efectuar de manera presencial el timbraje de documentos en oficinas del SII y por último le otorga un plazo más extendido de pago y declaración de IVA por internet desde el día 12 al 20 de cada mes.
Si al contribuyente se le otorga la certificación para ser emisor electrónico, está obligado a emitir solo documentos electrónicos, a excepción de la boleta y de la guía de despacho, de acuerdo a la ley N°20.727, el contribuyente deberá extender en formulario previamente timbrado y contener las especificaciones que señale el reglamento.
El emisor electrónico puede obtener una autorización del receptor manual para mandarle los documentos por mail u otro medio electrónico. La Resolución Exenta Nº 11, del 14 de Febrero de 2003 establece el procedimiento que debe seguir el emisor electrónico para obtener dicha autorización.
El SII establece las siguientes situaciones para el plazo de envío de los DTEs: Todo documento tributario electrónico debe ser enviado al Servicio de Impuestos Internos vía Internet antes del transporte de las mercaderías, del envío del documento al receptor electrónico, o la entrega de su representación impresa al receptor no electrónico. Además puede ser en el caso de productos que sean transportados con una guía de despacho general, utilizada sólo para respaldar el transporte y que se entregue en las instalaciones del receptor con otro documento tributario electrónico, el emisor electrónico tendrá un plazo máximo de 12 horas, contadas desde la entrega real de las especies, para enviar al SII el documento Tributario Electrónico correspondiente a la entrega efectuada.
El Certificado Digital es un equivalente digital de la CI virtual de los contribuyentes, corresponde a un documento firmado y emitido electrónicamente por los proveedores de servicios de certificación, que asocia una clave pública con su titular durante un período determinado, se utiliza como referencia para acreditar la identidad digital del contribuyente titular de dicha clave.
Con fecha 31 de Enero de 2014, se ha publicado la ley 20.727 donde incorpora el “acuse de recibo” como mecanismo para hacer uso del crédito fiscal. De esta manera el comprador o beneficiario tendrá derecho a crédito fiscal en el periodo que realice el acuse de recibo electrónicamente. No obstante lo anterior, se mantiene lo dispuesto en el artículo 24 de la Ley sobre Impuesto a las Ventas y Servicios, sobre la utilización del Crédito Fiscal dentro de los dos períodos tributarios siguientes al mes de emisión de dicho documento. El uso del crédito fiscal según la entrega del “acuse de recibo” comenzará a regir luego de 180 días de publicada la ley en el Diario Oficial.
El proceso de postulación o certificación dentro del sistema de Factura Electrónica es el que se detalla a continuación: La postulación corresponde a la declaración de un contribuyente en que se indica que desea integrarse al sistema de Factura Electrónica. La postulación sólo puede ser efectuada por un representante legal del contribuyente autenticado con Certificado Digital en el sitio web del SII. Para ello, deberá ingresar algunos datos de contacto e informar quién actuará como “Usuario Administrador de Documentos Tributarios Electrónicos” al interior de la empresa. A su vez, la empresa deberá cumplir con las siguientes condiciones: • Haber dado aviso de Inicio de Actividades en regla y con verificación positiva por parte del SII. • Tener la calidad de contribuyente del Impuesto al Valor Agregado (IVA). A través de la Resolución Exenta N° 93, de 2006, se autoriza a personas naturales, jurídicas y entes sin personalidad jurídica que no son contribuyentes de IVA, a incorporarse al sistema de Facturación Electrónica. • Calificar como contribuyente de primera categoría, de acuerdo con lo indicado en el artículo 20 de la Ley sobre Impuesto a la Renta. Es una exigencia del SII que ni el representante legal ni los firmantes autorizados de una empresa tengan situaciones pendientes con el SII. Si existen dudas, se recomienda verificar en el sitio web del SII, opción MiSII. Cuando la postulación del contribuyente es aceptada, se da inicio al proceso de certificación, donde el contribuyente debe cumplir una serie de pasos y pruebas hasta probar que está en condiciones de emitir y recibir Documentos Tributarios Electrónicos (DTE). En el ambiente de certificación se puede efectuar, en modalidad de prueba, todas las operaciones de un contribuyente autorizado, así como interactuar libremente enviando documentos de prueba, mientras se van depurando sus aplicaciones. El proceso de certificación contempla distintas exigencias, según el tipo de documento tributario que el contribuyente desee emitir en forma electrónica. Para que un contribuyente sea autorizado como emisor electrónico debe cumplir, al menos, con las pruebas de certificación correspondientes a Factura Electrónica, Nota de Crédito Electrónica y Nota de Débito Electrónica, proceso que está publicado y que se lleva a cabo a través del sitio Web del SII, menú Factura Electrónica, recuadro Sistema de facturación propio o de mercado, opción Procedimiento de postulación, certificación y autorización.
El receptor manual que recibe por correo electrónico una Factura Electrónica, de acuerdo con la autorización que dio al emisor electrónico para el envío del documento vía e-mail, tiene la obligación de imprimir el documento tributario para respaldar su información contable, pudiendo hacer uso del Crédito Fiscal IVA en la medida que cumpla con los requisitos legales y reglamentarios. De esta forma, la obligación de imprimir dicho documento no es del emisor, sino del propio receptor del documento que otorgó la autorización indicada en la Resolución Exenta N° 11, de 2003.
En el caso de transporte de mercaderías, debe imprimir al menos tres ejemplares de una factura electrónica o guía de despacho electrónica. – Dos de dichos ejemplares son de carácter tributario, y no señalan destino; uno de ellos podrá ser retenido por funcionarios del SII durante el tránsito de las mercaderías; el otro ejemplar será entregado al receptor – El tercer ejemplar exigido por la ley N° 19.983, no da derecho a crédito fiscal, y señala en su recuadro inferior derecho la expresión “Cedible” en el caso de las facturas electrónicas, y “cedible con su Factura” en el caso de las guías de despacho electrónicas. Corresponde al cual debe registrarse el acuse de recibo de mercaderías o servicios prestados.
El ingreso de esta información es opcional y se solicita sólo cuando usted selecciona la casilla Referencias: Si/No. Se debe incluir esta información, solo si el documento que está generando hace referencia a otro ya emitido, por ejemplo a una guía de despacho; o a una factura en el caso de emitir una nota de crédito electrónica. En caso de no hacer referencias a otro documento no debe marcar la casilla Referencias: Si/No al emitir el documento electrónico.
El plazo para utilizar el crédito fiscal contenido en una factura electrónica, sigue siendo el mismo período tributario establecido en el Art. 23°, más los dos períodos tributarios siguientes, dispuestos en el Art. 24°, en caso que las facturas se reciban o se registren con retraso. Cabe señalar que el N° 7 del artículo 23 de la ley de IVA, solo incorpora un requisito adicional para tener derecho a crédito fiscal, este es otorgar el acuse de recibo en conformidad a la ley N°19.983.
No, una Factura Electrónica no puede contar con una hoja anexa para incluir su detalle por falta de espacio. Si el sector destinado al detalle no es el suficiente para incluir los bienes vendidos o servicios prestados, se debe continuar en otro ejemplar de facturas hasta completar la descripción de los artículos que comprende la operación comercial, por lo que cada una de las facturas debe ir totalizada en forma independiente. Hay que considerar que la única forma que una Factura Electrónica no señale el detalle de la operación en su cuerpo, es que haya sido emitida en su reemplazo una Guía de Despacho que contenga tal detalle.
Cuando se emite una Factura Electrónica no es preciso registrar todos los giros de la empresa, pudiéndose registrar sólo el giro que corresponde a la transacción. Tampoco es necesario detallar todas las sucursales, basta con la identificación de la sucursal que emite el documento. No obstante lo anterior, si se requiere que la representación impresa de la Factura Electrónica detalle todos los giros y sucursales del contribuyente, se puede realizar utilizando papel preimpreso con estos antecedentes, pues el formato XML de los Documentos Tributarios Electrónicos no los soporta.

Las siguientes son las opciones del sistema de Factura Electrónica que requieren autenticarse (Rut y Clave Secreta o Certificado Digital) para acceder a ellas:

Verificar Contenido de un Documento
Consultar Validez de un Documento

Para acceder a las opciones disponibles para usuarios autorizados, es necesario autenticarse con Certificado Digital, correspondientes al envío de Documentos Tributarios Electrónicos (DTE) y a la postulación al sistema de emisión de (DTE)

Envío de Documentos
Postulación Factura Electrónica

Es la representación informática de un documento tributario generado y firmado electrónicamente, que reemplaza a la Liquidación Factura soportada en papel y tiene la misma validez legal.

Puede obtener mayor información relativa a este tema en el sitio Web del SII, menú Normativa y Legislación, opción Resolución Exenta N° 108, de 2005. Adicionalmente, esta materia puede ser consultada en el menú Factura Electrónica.

Sí, ya que no existe impedimento para hacerlo. Para ello, la Factura Electrónica que se otorgue deberá referenciar a la Guía de Despacho (papel) e indicar el número (folio) y la fecha de la misma.
Sí, ya que no existe impedimento para hacerlo. Para ello, la Factura Electrónica que se otorgue deberá referenciar a la Guía de Despacho (papel) e indicar el número (folio) y la fecha de la misma.
El crédito fiscal contenido en una factura electrónica se podrá utilizar en el periodo en que se reúnen las condiciones señaladas en el artículo 23, entre las que se encuentra la consignada por el N°7, y artículo 24. Si el acuse de recibo se realiza al mes siguiente de aquél de la emisión, es este último el mes en que se reúnen todas las condiciones para utilizar el crédito fiscal, pero sólo se podrá utilizar el crédito de la factura electrónica en caso que ésta se registre con retraso. Se debe considerar que el N°7 del artículo 23 de la ley de IVA, no establece cambios en los plazos establecidos en el inciso primero del mismo y en el artículo 24 inciso tercero, para hacer uso del crédito fiscal; esto es hacer uso del crédito fiscal en el mismo periodo tributario de la emisión de las facturas, y en caso que hayan sido recibidas o registradas con retraso, el plazo se extiende a los dos periodos tributarios siguientes a aquel.
Posteriormente a la propuesta comercial debe enviar la aceptación de la misma, esta debe hacerse por escrito mediante una “Carta Aceptación”, la cual deberá ser dirigida a Maximise S.A., indicando la fecha de la propuesta, y tendrá el carácter de irrevocable, adicionalmente la prestación de los servicios estará regulada por un contrato anual con una duración mínima de 24 meses y que deberán suscribir las partes dentro de un plazo no superior a 30 días de enviada la Carta Aceptación.
EasyDoc se responsabiliza con nuestros cliente para entregar respaldo a la información generada en la plataforma donde el cliente podrá tener acceso el tiempo que estime conveniente y mientras se encuentre vigente.
EasyDoc proporciona a sus cliente respaldos de hasta 6 años continuos.
Posteriormente a la firma de la acta de entrega de los servicios de facturación electrónica el cliente pasa a ser base instalada donde se le proporciona soporte a través de la mesa de ayuda mediante correo electrónico donde se le indica ticket de atención personalizada, este servicio tiene 0 costo asociado.
EasyDoc es un sistema 100% internet, lo que le proporciona a sus clientes chequear su información en cualquier momento desde cualquier parte del mundo con solo tener acceso a internet, por lo tanto el cliente no requiere de instalar absolutamente nada en su portátil u ordenador desde donde acceda.
Según lo dispuesto por el SII, Easydoc le facilita a todos sus clientes, desde el día 1 en que el SII emite la correspondiente resolución que los autoriza a ser emisores electrónicos la plataforma para la importación, generación, consulta y posterior envío de los libros de compra y venta al SII.
Al usuario administrador se le otorga la capacidad para crear, eliminar o bloquear la cantidad de usuarios que estime conveniente en cualquier momento y adicionalmente se le proporciona la posibilidad de perfilar casa menú por tipo de usuario y los accesos a los diferentes procesos y tipos de documentos.
A través de una avanzada aplicación, Easydoc ha dispuesto para cada usuario administrador la posibilidad de modificar, reemplazar o corregir todos los reportes de los documentos electrónicos certificados, así como también los de los libros electrónicos de compra y venta y los documentos recepcionados.
El usuario autorizado posee la capacidad de crear todos los productos y servicios que estime conveniente.
Parte de la funcionalidad del portal, le permite al usuario verificar si su cliente acepto, acepto con reparos o rechazo el documento emitido y enviado, ya sea por diferencias en productos, diferencias en precios, diferencias en información, entre otros.
EasyDoc se responsabiliza con nuestros cliente para entregar respaldo a la información generada en la plataforma donde el cliente podrá tener acceso el tiempo que estime conveniente y mientras se encuentre vigente.
Para que un contribuyente pueda postular a ser facturador electrónico debe cumplir con los siguiente requisitos tributarios: – Calificar como contribuyente de Primera Categoría, de acuerdo a lo indicado en el Art. 20 de la Ley sobre Impuesto a la Renta. – Mantener vigente el trámite de inicio de actividades. Para emitir DTE con IVA, se requiere ser contribuyente de IVA y contar con verificación actividades en terreno positiva o con verificación en proceso. – No tener la condición de querellado, procesado, acusado por delito tributario, o condenado por este tipo de delito hasta el cumplimiento total de su pena. El representante legal ni los firmantes autorizados tampoco deben tener situaciones pendientes con el SII. – Tope de Ventas: no posee mínimo o máximo.
Factura de ventas, Factura de Venta Exenta o no Afecta, Nota de Crédito, Nota de Débito, Guías de despacho, Facturas de compra, Factura de Exportación, Nota de Crédito de Exportación, Nota de Débito de Exportación y Boletas.
A pesar de ser un proceso automático entre el emisor del DTE, el SII y el receptor de este si bien se minimiza la necesidad no desaparece por completo. El ejemplo de un caso podría ser respaldar el traslado de bienes o para facturar a un contribuyente no autorizado a operar como facturador electrónico teniendo que continuar recibiendo y almacenando los documentos en papel.
El contribuyente puede comprobar su veracidad en la oficina virtual del SII o bien en forma telefónica y posteriormente siguiendo el procedimiento habitual de las facturas tradicionales, puesto que los documentos electrónicos tienen la misma validez legal.
Los documentos tributarios electrónicos deben ser conservados contemplando las siguientes situaciones: – Deben ser generados y guardados por el emisor electrónico en el formato XML (autorizado por el SII), el que corresponde a un lenguaje computacional estándar para definir documentos electrónicos. El contribuyente debe tener la posibilidad de acceder a la información almacenada para responder al SII ante alguna solicitud. Los documentos electrónicos emitidos constituyen el respaldo contable. – El receptor electrónico recibirá por los medios electrónicos que haya acordado con el emisor (actualmente e-mail) el documento tributario electrónico en formato XML y deberá utilizar este documento para respaldar su información contable. – Si el receptor de una Factura Electrónica es un contribuyente no autorizado para operar con este tipo de documentación; es decir, es un “receptor manual”, el documento que recibirá y debe conservar es la versión impresa de la Factura Electrónica.
Los documentos que obliga la ley, a emitir en formato electrónico, son las Facturas de Venta, Facturas de Venta Exentas, Facturas de Compra, Liquidación Factura, Notas de Débito y Notas de Crédito.
Deben ser utilizados certificados digitales emitidos por entidades de certificación acreditadas por el SII, actualmente las empresas proveedoras autorizadas son Acepta.com, E-CertChile, E-Sign, Certinet y Paperless.
El SII establece que cuando un contribuyente se certifica electrónicamente a través de un proveedor de factura electrónica, perderá la posibilidad de continuar con el portal de MiPyme, automáticamente después de obtener la resolución que los autorice
No necesariamente, debido que con la publicación el día 31 de enero de 2014 de la Ley N° 20.727, los requisitos para acceder al Sistema de Facturación gratuito del SII, son los siguientes: • Haber realizado y mantener vigente el trámite de inicio de actividades. • Calificar como contribuyente de Primera Categoría, de acuerdo a lo indicado en el Art. 20 de la Ley sobre Impuesto a la Renta. Por lo anterior, los contribuyentes que cumplen con los requisitos de inscripción en el Sistema, sólo requieren disponer de un computador personal con acceso a Internet y un certificado digital para comenzar a disfrutar de las ventajas de la factura electrónica. Es una exigencia del Servicio que ni el representante legal ni los usuarios autorizados tengan situaciones pendientes con el SII. Si tiene dudas al respecto consulte en “Mi SII” de la página del SII, opción Mi situación tributaria.
Lo que debe hacer un contribuyente no electrónico si recibe una Factura Electrónica impresa de parte de alguno de sus proveedores, es verificar su autenticidad en el sitio Web del SII, menú Factura Electrónica, opciones: • Verificar Contenido de un Documento • Consultar Validez de un Documento
De acuerdo a la Resolución Exenta N° 18 de 2003, punto Séptimo letra b), se indica la información que debe tener el recuadro del ángulo superior derecho: Rut del emisor, nombre del documento y número del documento. El nombre debe incluir la mención, electrónica; en particular para facturas de exportación debe indicar, Factura de Exportación Electrónica, sin traducción. La mención, Electronic Export Invoice, de acuerdo a la norma no puede ir dentro del recuadro, aunque si en otra parte del documento impreso; no se ve inconveniente que se incluya traducción en inglés de los ítems, por ejemplo, Fecha / Date, siempre y cuando se informe en conjunto con la glosa en español, es decir, puede estar sólo en español o ambos, pero en ningún caso conceptos sólo en inglés.
No existe la aplicación en el sitio Web del SII que permita obtener una copia de una Factura Electrónica de un proveedor, por lo que la copia debe ser otorgada por el emisor del documento respectivo. Desde el sitio Web del SII se puede verificar parte del contenido de los documentos electrónicos, entrando en el menú Factura Electrónica, opción Verificar Contenido de un Documento, para lo cual se requiere una Clave Secreta y los siguientes antecedentes:
Sí, siempre y cuando el documento acompañe bienes y el despacho se haga por cuenta del vendedor. En caso de no disponer de la información al momento de emitir el Documento Tributario Electrónico (DTE), bastará que ella vaya escrita en la representación impresa del DTE que acompaña el traslado de bienes.
No, pues si bien en ambos casos se trata de Documentos Tributarios Electrónicos, que reemplazan al documento físico en papel y cuyas normas y procedimientos de operación se basan en la Resolución Exenta N° 45, de 2003, se trata de documentos de distinta naturaleza frente al IVA y de distintas validaciones de esquema a nivel electrónico. La Factura de Exportación Electrónica permite ingresar montos en moneda extranjera, identificar el medio de transporte y la compañía transportista, el puerto de embarque y desembarque, la modalidad de venta, la cláusula de compraventa, el valor de la exportación según cláusula de venta, el valor de flete y seguro, la identificación de bultos, indicar el tipo de cambio, si se requiere, así como referenciar otros documentos, tales como el DUS o MIC asociado a la exportación, el pasaporte del cliente extranjero en el caso de empresas hoteleras o la Resolución del SNA en el caso de exportación de servicios, datos que no son aplicables para la Factura Electrónica.
Aquellos contribuyentes que hayan sido autorizados para bajar folios, por el representante legal de la empresa, podrán hacerlo a través de la página web identificándose con su certificado digital. Para autorizar contribuyentes a bajar folios el representante legal de la empresa debe hacerlo a través de la opción “Mantención de usuarios” de la página web de Factura Electrónica.

Lo que debe hacer un contribuyente no electrónico si recibe una Factura Electrónica impresa de parte de alguno de sus proveedores, es verificar su autenticidad en el sitio Web del SII, menú Factura Electrónica, opciones:

Verificar Contenido de un Documento
Consultar Validez de un Documento

Sí, el Art. 9 de la Ley N° 19.983 señala que las normas del mérito ejecutivo serán igualmente aplicables en caso que la factura sea un documento electrónico emitido de conformidad a la Ley por un contribuyente autorizado por el Servicio de Impuestos Internos.

Puede obtener mayor información relativa a este tema en el sitio web del SII, menú Factura Electrónica, opción Registro Electrónico de Cesión de Créditos, Normativa Relacionada.

Para cambiar el o los usuario(s) administrador(es) del sistema de Factura Electrónica, el contribuyente o representante legal, autenticado con certificado digital, debe definir a la(s) persona(s) que tendrá(n) esta función, para lo cual debe ingresar al sitio Web del SII, menú Factura Electrónica, seleccionando el sistema de facturación que corresponda, sección Actualización de datos de la empresa, opción Mantención de Usuarios.

No, una Factura Electrónica no puede contar con una hoja anexa para incluir su detalle por falta de espacio. Si el sector destinado al detalle no es el suficiente para incluir los bienes vendidos o servicios prestados, se debe continuar en otro ejemplar de facturas hasta completar la descripción de los artículos que comprende la operación comercial, por lo que cada una de las facturas debe ir totalizada en forma independiente.
Hay que considerar que la única forma que una Factura Electrónica no señale el detalle de la operación en su cuerpo, es que haya sido emitida en su reemplazo una Guía de Despacho que contenga tal detalle.

Debe solicitar una propuesta comercial donde se le especifican los valores y las funcionalidades de los servicios indicados, puede solicitarla a través de la asistencia de nuestros ejecutivos comerciales enviando sus consultas a info@easydoc.cl o a través de nuestra línea telefónica 24959100.
Posteriormente a la propuesta comercial debe enviar la aceptación de la misma, esta debe hacerse por escrito mediante una “Carta Aceptación”, la cual deberá ser dirigida a Maximise S.A., indicando la fecha de la propuesta, y tendrá el carácter de irrevocable, adicionalmente la prestación de los servicios estará regulada por un contrato anual con una duración mínima de 24 meses y que deberán suscribir las partes dentro de un plazo no superior a 30 días de enviada la Carta Aceptación.
El cliente cuando da término a la situación contractual con EasyDoc puede solicitar sus respaldos en formato XML, PDF y Excel de sus DTEs y libros Electrónicos.
EasyDoc se responsabiliza con nuestros cliente para entregar respaldo a la información generada en la plataforma donde el cliente podrá tener acceso el tiempo que estime conveniente y mientras se encuentre vigente.
EasyDoc realiza respaldos de sus archivos en Data Center de proveedor GTD Manquehue, otorgando contante seguridad y optima continuidad operativa de los servidores.
EasyDoc proporciona a sus cliente respaldos de hasta 6 años continuos.
El proceso de implementación contempla la habilitación de los distintos usuarios a la plataforma mediante credenciales y accesos al portal de facturación electrónica www.easydoc.cl, adicionalmente se le capacita a los usuarios para el uso de la plataforma, consulta de documentos, emisión de documentos, envío de libros legales, entre otras funcionalidades, para dar término al proceso de facturación electrónica el cliente firma un “Acta de Entrega” como medio de aceptación y conformidad de los servicios.
Posteriormente a la firma de la acta de entrega de los servicios de facturación electrónica el cliente pasa a ser base instalada donde se le proporciona soporte a través de la mesa de ayuda mediante correo electrónico donde se le indica ticket de atención personalizada, este servicio tiene 0 costo asociado.
Porque es un servicio fácil de usar y fácil de aprender, con su afan de proporcionar un servicio estable, además Easydoc evoluciona constantemente a partir de los requerimientos de sus clientes y por las exigencias tecnológicas y legales, adaptándose de esta forma a lo dispuesto por el SII y los entes reguladores.
Los manuales de la aplicación se encuentran linkeados en la misma plataforma dentro del menú de parámetros, además en la implementación se envía a cada uno de los usuarios del sistema que tengan acceso.
EasyDoc es un sistema 100% internet, lo que le proporciona a sus clientes chequear su información en cualquier momento desde cualquier parte del mundo con solo tener acceso a internet, por lo tanto el cliente no requiere de instalar absolutamente nada en su portátil u ordenador desde donde acceda.
Para simplificar y controlar el proceso de recepción de documentos tributarios electrónicos, Easydoc proporciona a todos sus clientes casillas de correos electrónicos para la recepción misma e incluye un proceso automatizado de todos los documentos que los proveedores emitan en tiempo real, además de facilitar el correcto acuse de recibo de estos según lo dispuesto en la ley N°20.727.
Según lo dispuesto por el SII, Easydoc le facilita a todos sus clientes, desde el día 1 en que el SII emite la correspondiente resolución que los autoriza a ser emisores electrónicos la plataforma para la importación, generación, consulta y posterior envío de los libros de compra y venta al SII.
Una de las funcionalidades que se le enseña a cada usuario administrador es la solicitud de folios electrónicos en el portal del SII, con el objetivo que cada usuario pueda ser independiente ante posibles eventualidades, el proceso de descarga de folios demora no más de 5 minutos.
Al usuario administrador se le otorga la capacidad para crear, eliminar o bloquear la cantidad de usuarios que estime conveniente en cualquier momento y adicionalmente se le proporciona la posibilidad de perfilar casa menú por tipo de usuario y los accesos a los diferentes procesos y tipos de documentos.
A través de una avanzada aplicación, Easydoc ha dispuesto para cada usuario administrador la posibilidad de modificar, reemplazar o corregir todos los reportes de los documentos electrónicos certificados, así como también los de los libros electrónicos de compra y venta y los documentos recepcionados.
El usuario autorizado posee la capacidad para crear todos los clientes y proveedores que estime conveniente.
El usuario autorizado posee la capacidad de crear todos los productos y servicios que estime conveniente.
El cliente puede contratar la cantidad de empresas que sean necesarias a partir de un fin mensual, debido a que maneja bases de datos diferentes en los servidores donde se aloja la información.
Parte de la funcionalidad del portal, le permite al usuario verificar si su cliente acepto, acepto con reparos o rechazo el documento emitido y enviado, ya sea por diferencias en productos, diferencias en precios, diferencias en información, entre otros.
El portal de factura electrónica pone a disposición, exclusivamente al usuario administrador la posibilidad de generar archivos de cesión de documentos para factoring o bancos en menos de 5 minutos para luego ser enviados al SII.
DTE se le denomina, por sus siglas a Documento Tributario Electrónica y este abarca las facturas de venta electrónicas, facturas de venta no afectas o exentas electrónicas, facturas de compra electrónica, guías de despacho electrónica, notas de crédito electrónica, notas de débito electrónica, facturas de exportación electrónica y boletas de servicios electrónica.
EasyDoc se responsabiliza con nuestros cliente para entregar respaldo a la información generada en la plataforma donde el cliente podrá tener acceso el tiempo que estime conveniente y mientras se encuentre vigente.
Autorizar documentación para que el contribuyente pueda respaldar las operaciones que realiza en sus actividades económicas, tal como lo establece la ley. Fiscalizar a los contribuyentes que merezcan dudas o sospechas de que puedan hacer mal uso de los documentos timbrados. Verificar que la documentación a timbrar cumpla con los requisitos legales y reglamentarios vigentes. Llevar un control -registro- del movimiento de los documentos autorizados.
Para que un contribuyente pueda postular a ser facturador electrónico debe cumplir con los siguiente requisitos tributarios: – Calificar como contribuyente de Primera Categoría, de acuerdo a lo indicado en el Art. 20 de la Ley sobre Impuesto a la Renta. – Mantener vigente el trámite de inicio de actividades. Para emitir DTE con IVA, se requiere ser contribuyente de IVA y contar con verificación actividades en terreno positiva o con verificación en proceso. – No tener la condición de querellado, procesado, acusado por delito tributario, o condenado por este tipo de delito hasta el cumplimiento total de su pena. El representante legal ni los firmantes autorizados tampoco deben tener situaciones pendientes con el SII. – Tope de Ventas: no posee mínimo o máximo.
Además de proporcionar autenticidad legal y tributaria a sus transacciones comerciales mediante documentos electrónicos, le otorga al contribuyente un ahorro en tiempo y dinero, elimina las pérdidas de documentos, permite realizar las cesiones de documentos de forma simple y en línea (factoring), mejorando la rapidez y confiabilidad de los procesos de facturación con una imagen creíble y transparente de la empresa, además de liberar al contribuyente de efectuar de manera presencial el timbraje de documentos en oficinas del SII y por último le otorga un plazo más extendido de pago y declaración de IVA por internet desde el día 12 al 20 de cada mes.
Factura de ventas, Factura de Venta Exenta o no Afecta, Nota de Crédito, Nota de Débito, Guías de despacho, Facturas de compra, Factura de Exportación, Nota de Crédito de Exportación, Nota de Débito de Exportación y Boletas.
Si al contribuyente se le otorga la certificación para ser emisor electrónico, está obligado a emitir solo documentos electrónicos, a excepción de la boleta y de la guía de despacho, de acuerdo a la ley N°20.727, el contribuyente deberá extender en formulario previamente timbrado y contener las especificaciones que señale el reglamento.
A pesar de ser un proceso automático entre el emisor del DTE, el SII y el receptor de este si bien se minimiza la necesidad no desaparece por completo. El ejemplo de un caso podría ser respaldar el traslado de bienes o para facturar a un contribuyente no autorizado a operar como facturador electrónico teniendo que continuar recibiendo y almacenando los documentos en papel.
El emisor electrónico puede obtener una autorización del receptor manual para mandarle los documentos por mail u otro medio electrónico. La Resolución Exenta Nº 11, del 14 de Febrero de 2003 establece el procedimiento que debe seguir el emisor electrónico para obtener dicha autorización.
El contribuyente puede comprobar su veracidad en la oficina virtual del SII o bien en forma telefónica y posteriormente siguiendo el procedimiento habitual de las facturas tradicionales, puesto que los documentos electrónicos tienen la misma validez legal.
El SII establece las siguientes situaciones para el plazo de envío de los DTEs: Todo documento tributario electrónico debe ser enviado al Servicio de Impuestos Internos vía Internet antes del transporte de las mercaderías, del envío del documento al receptor electrónico, o la entrega de su representación impresa al receptor no electrónico. Además puede ser en el caso de productos que sean transportados con una guía de despacho general, utilizada sólo para respaldar el transporte y que se entregue en las instalaciones del receptor con otro documento tributario electrónico, el emisor electrónico tendrá un plazo máximo de 12 horas, contadas desde la entrega real de las especies, para enviar al SII el documento Tributario Electrónico correspondiente a la entrega efectuada.
Los documentos tributarios electrónicos deben ser conservados contemplando las siguientes situaciones: – Deben ser generados y guardados por el emisor electrónico en el formato XML (autorizado por el SII), el que corresponde a un lenguaje computacional estándar para definir documentos electrónicos. El contribuyente debe tener la posibilidad de acceder a la información almacenada para responder al SII ante alguna solicitud. Los documentos electrónicos emitidos constituyen el respaldo contable. – El receptor electrónico recibirá por los medios electrónicos que haya acordado con el emisor (actualmente e-mail) el documento tributario electrónico en formato XML y deberá utilizar este documento para respaldar su información contable. – Si el receptor de una Factura Electrónica es un contribuyente no autorizado para operar con este tipo de documentación; es decir, es un “receptor manual”, el documento que recibirá y debe conservar es la versión impresa de la Factura Electrónica.
Los documentos que obliga la ley, a emitir en formato electrónico, son las Facturas de Venta, Facturas de Venta Exentas, Facturas de Compra, Liquidación Factura, Notas de Débito y Notas de Crédito.
El Certificado Digital es un equivalente digital de la CI virtual de los contribuyentes, corresponde a un documento firmado y emitido electrónicamente por los proveedores de servicios de certificación, que asocia una clave pública con su titular durante un período determinado, se utiliza como referencia para acreditar la identidad digital del contribuyente titular de dicha clave.
Deben ser utilizados certificados digitales emitidos por entidades de certificación acreditadas por el SII, actualmente las empresas proveedoras autorizadas son Acepta.com, E-CertChile, E-Sign, Certinet y Paperless.
Con fecha 31 de Enero de 2014, se ha publicado la ley 20.727 donde incorpora el “acuse de recibo” como mecanismo para hacer uso del crédito fiscal. De esta manera el comprador o beneficiario tendrá derecho a crédito fiscal en el periodo que realice el acuse de recibo electrónicamente. No obstante lo anterior, se mantiene lo dispuesto en el artículo 24 de la Ley sobre Impuesto a las Ventas y Servicios, sobre la utilización del Crédito Fiscal dentro de los dos períodos tributarios siguientes al mes de emisión de dicho documento. El uso del crédito fiscal según la entrega del “acuse de recibo” comenzará a regir luego de 180 días de publicada la ley en el Diario Oficial.
El SII establece que cuando un contribuyente se certifica electrónicamente a través de un proveedor de factura electrónica, perderá la posibilidad de continuar con el portal de MiPyme, automáticamente después de obtener la resolución que los autorice
El proceso de postulación o certificación dentro del sistema de Factura Electrónica es el que se detalla a continuación: La postulación corresponde a la declaración de un contribuyente en que se indica que desea integrarse al sistema de Factura Electrónica. La postulación sólo puede ser efectuada por un representante legal del contribuyente autenticado con Certificado Digital en el sitio web del SII. Para ello, deberá ingresar algunos datos de contacto e informar quién actuará como “Usuario Administrador de Documentos Tributarios Electrónicos” al interior de la empresa. A su vez, la empresa deberá cumplir con las siguientes condiciones: • Haber dado aviso de Inicio de Actividades en regla y con verificación positiva por parte del SII. • Tener la calidad de contribuyente del Impuesto al Valor Agregado (IVA). A través de la Resolución Exenta N° 93, de 2006, se autoriza a personas naturales, jurídicas y entes sin personalidad jurídica que no son contribuyentes de IVA, a incorporarse al sistema de Facturación Electrónica. • Calificar como contribuyente de primera categoría, de acuerdo con lo indicado en el artículo 20 de la Ley sobre Impuesto a la Renta. Es una exigencia del SII que ni el representante legal ni los firmantes autorizados de una empresa tengan situaciones pendientes con el SII. Si existen dudas, se recomienda verificar en el sitio web del SII, opción MiSII. Cuando la postulación del contribuyente es aceptada, se da inicio al proceso de certificación, donde el contribuyente debe cumplir una serie de pasos y pruebas hasta probar que está en condiciones de emitir y recibir Documentos Tributarios Electrónicos (DTE). En el ambiente de certificación se puede efectuar, en modalidad de prueba, todas las operaciones de un contribuyente autorizado, así como interactuar libremente enviando documentos de prueba, mientras se van depurando sus aplicaciones. El proceso de certificación contempla distintas exigencias, según el tipo de documento tributario que el contribuyente desee emitir en forma electrónica. Para que un contribuyente sea autorizado como emisor electrónico debe cumplir, al menos, con las pruebas de certificación correspondientes a Factura Electrónica, Nota de Crédito Electrónica y Nota de Débito Electrónica, proceso que está publicado y que se lleva a cabo a través del sitio Web del SII, menú Factura Electrónica, recuadro Sistema de facturación propio o de mercado, opción Procedimiento de postulación, certificación y autorización.
No necesariamente, debido que con la publicación el día 31 de enero de 2014 de la Ley N° 20.727, los requisitos para acceder al Sistema de Facturación gratuito del SII, son los siguientes: • Haber realizado y mantener vigente el trámite de inicio de actividades. • Calificar como contribuyente de Primera Categoría, de acuerdo a lo indicado en el Art. 20 de la Ley sobre Impuesto a la Renta. Por lo anterior, los contribuyentes que cumplen con los requisitos de inscripción en el Sistema, sólo requieren disponer de un computador personal con acceso a Internet y un certificado digital para comenzar a disfrutar de las ventajas de la factura electrónica. Es una exigencia del Servicio que ni el representante legal ni los usuarios autorizados tengan situaciones pendientes con el SII. Si tiene dudas al respecto consulte en “Mi SII” de la página del SII, opción Mi situación tributaria.

El receptor manual que recibe por correo electrónico una Factura Electrónica, de acuerdo con la autorización que dio al emisor electrónico para el envío del documento vía e-mail, tiene la obligación de imprimir el documento tributario para respaldar su información contable, pudiendo hacer uso del Crédito Fiscal IVA en la medida que cumpla con los requisitos legales y reglamentarios. De esta forma, la obligación de imprimir dicho documento no es del emisor, sino del propio receptor del documento que otorgó la autorización indicada en la Resolución Exenta N° 11, de 2003.

Lo que debe hacer un contribuyente no electrónico si recibe una Factura Electrónica impresa de parte de alguno de sus proveedores, es verificar su autenticidad en el sitio Web del SII, menú Factura Electrónica, opciones:
• Verificar Contenido de un Documento
• Consultar Validez de un Documento

En el caso de transporte de mercaderías, debe imprimir al menos tres ejemplares de una factura electrónica o guía de despacho electrónica.

– Dos de dichos ejemplares son de carácter tributario, y no señalan destino; uno de ellos podrá ser retenido por funcionarios del SII durante el tránsito de las mercaderías; el otro ejemplar será entregado al receptor
– El tercer ejemplar exigido por la ley N° 19.983, no da derecho a crédito fiscal, y señala en su recuadro inferior derecho la expresión “Cedible” en el caso de las facturas electrónicas, y “cedible con su Factura” en el caso de las guías de despacho electrónicas. Corresponde al cual debe

De acuerdo a la Resolución Exenta N° 18 de 2003, punto Séptimo letra b), se indica la información que debe tener el recuadro del ángulo superior derecho: Rut del emisor, nombre del documento y número del documento. El nombre debe incluir la mención, electrónica; en particular para facturas de exportación debe indicar, Factura de Exportación Electrónica, sin traducción. La mención, Electronic Export Invoice, de acuerdo a la norma no puede ir dentro del recuadro, aunque si en otra parte del documento impreso; no se ve inconveniente que se incluya traducción en inglés de los ítems, por ejemplo, Fecha / Date, siempre y cuando se informe en conjunto con la glosa en español, es decir, puede estar sólo en español o ambos, pero en ningún caso conceptos sólo en inglés.
El ingreso de esta información es opcional y se solicita sólo cuando usted selecciona la casilla Referencias: Si/No. Se debe incluir esta información, solo si el documento que está generando hace referencia a otro ya emitido, por ejemplo a una guía de despacho; o a una factura en el caso de emitir una nota de crédito electrónica. En caso de no hacer referencias a otro documento no debe marcar la casilla Referencias: Si/No al emitir el documento electrónico.
No existe la aplicación en el sitio Web del SII que permita obtener una copia de una Factura Electrónica de un proveedor, por lo que la copia debe ser otorgada por el emisor del documento respectivo. Desde el sitio Web del SII se puede verificar parte del contenido de los documentos electrónicos, entrando en el menú Factura Electrónica, opción Verificar Contenido de un Documento, para lo cual se requiere una Clave Secreta y los siguientes antecedentes:
El plazo para utilizar el crédito fiscal contenido en una factura electrónica, sigue siendo el mismo período tributario establecido en el Art. 23°, más los dos períodos tributarios siguientes, dispuestos en el Art. 24°, en caso que las facturas se reciban o se registren con retraso. Cabe señalar que el N° 7 del artículo 23 de la ley de IVA, solo incorpora un requisito adicional para tener derecho a crédito fiscal, este es otorgar el acuse de recibo en conformidad a la ley N°19.983.
Sí, siempre y cuando el documento acompañe bienes y el despacho se haga por cuenta del vendedor. En caso de no disponer de la información al momento de emitir el Documento Tributario Electrónico (DTE), bastará que ella vaya escrita en la representación impresa del DTE que acompaña el traslado de bienes.
No, una Factura Electrónica no puede contar con una hoja anexa para incluir su detalle por falta de espacio. Si el sector destinado al detalle no es el suficiente para incluir los bienes vendidos o servicios prestados, se debe continuar en otro ejemplar de facturas hasta completar la descripción de los artículos que comprende la operación comercial, por lo que cada una de las facturas debe ir totalizada en forma independiente. Hay que considerar que la única forma que una Factura Electrónica no señale el detalle de la operación en su cuerpo, es que haya sido emitida en su reemplazo una Guía de Despacho que contenga tal detalle.
No, pues si bien en ambos casos se trata de Documentos Tributarios Electrónicos, que reemplazan al documento físico en papel y cuyas normas y procedimientos de operación se basan en la Resolución Exenta N° 45, de 2003, se trata de documentos de distinta naturaleza frente al IVA y de distintas validaciones de esquema a nivel electrónico. La Factura de Exportación Electrónica permite ingresar montos en moneda extranjera, identificar el medio de transporte y la compañía transportista, el puerto de embarque y desembarque, la modalidad de venta, la cláusula de compraventa, el valor de la exportación según cláusula de venta, el valor de flete y seguro, la identificación de bultos, indicar el tipo de cambio, si se requiere, así como referenciar otros documentos, tales como el DUS o MIC asociado a la exportación, el pasaporte del cliente extranjero en el caso de empresas hoteleras o la Resolución del SNA en el caso de exportación de servicios, datos que no son aplicables para la Factura Electrónica.
Cuando se emite una Factura Electrónica no es preciso registrar todos los giros de la empresa, pudiéndose registrar sólo el giro que corresponde a la transacción. Tampoco es necesario detallar todas las sucursales, basta con la identificación de la sucursal que emite el documento. No obstante lo anterior, si se requiere que la representación impresa de la Factura Electrónica detalle todos los giros y sucursales del contribuyente, se puede realizar utilizando papel preimpreso con estos antecedentes, pues el formato XML de los Documentos Tributarios Electrónicos no los soporta.
Aquellos contribuyentes que hayan sido autorizados para bajar folios, por el representante legal de la empresa, podrán hacerlo a través de la página web identificándose con su certificado digital. Para autorizar contribuyentes a bajar folios el representante legal de la empresa debe hacerlo a través de la opción “Mantención de usuarios” de la página web de Factura Electrónica.

Las siguientes son las opciones del sistema de Factura Electrónica que requieren autenticarse (Rut y Clave Secreta o Certificado Digital) para acceder a ellas:

Verificar Contenido de un Documento
Consultar Validez de un Documento

Para acceder a las opciones disponibles para usuarios autorizados, es necesario autenticarse con Certificado Digital, correspondientes al envío de Documentos Tributarios Electrónicos (DTE) y a la postulación al sistema de emisión de (DTE)

Envío de Documentos
Postulación Factura Electrónica

Lo que debe hacer un contribuyente no electrónico si recibe una Factura Electrónica impresa de parte de alguno de sus proveedores, es verificar su autenticidad en el sitio Web del SII, menú Factura Electrónica, opciones:

Verificar Contenido de un Documento
Consultar Validez de un Documento

 

Es la representación informática de un documento tributario generado y firmado electrónicamente, que reemplaza a la Liquidación Factura soportada en papel y tiene la misma validez legal.

Puede obtener mayor información relativa a este tema en el sitio Web del SII, menú Normativa y Legislación, opción Resolución Exenta N° 108, de 2005. Adicionalmente, esta materia puede ser consultada en el menú Factura Electrónica.

Sí, el Art. 9 de la Ley N° 19.983 señala que las normas del mérito ejecutivo serán igualmente aplicables en caso que la factura sea un documento electrónico emitido de conformidad a la Ley por un contribuyente autorizado por el Servicio de Impuestos Internos. Puede obtener mayor información relativa a este tema en el sitio web del SII, menú Factura Electrónica, opción Registro Electrónico de Cesión de Créditos, Normativa Relacionada.
Sí, ya que no existe impedimento para hacerlo. Para ello, la Factura Electrónica que se otorgue deberá referenciar a la Guía de Despacho (papel) e indicar el número (folio) y la fecha de la misma.
Para cambiar el o los usuario(s) administrador(es) del sistema de Factura Electrónica, el contribuyente o representante legal, autenticado con certificado digital, debe definir a la(s) persona(s) que tendrá(n) esta función, para lo cual debe ingresar al sitio Web del SII, menú Factura Electrónica, seleccionando el sistema de facturación que corresponda, sección Actualización de datos de la empresa, opción Mantención de Usuarios.
Sí, ya que no existe impedimento para hacerlo. Para ello, la Factura Electrónica que se otorgue deberá referenciar a la Guía de Despacho (papel) e indicar el número (folio) y la fecha de la misma.
No, una Factura Electrónica no puede contar con una hoja anexa para incluir su detalle por falta de espacio. Si el sector destinado al detalle no es el suficiente para incluir los bienes vendidos o servicios prestados, se debe continuar en otro ejemplar de facturas hasta completar la descripción de los artículos que comprende la operación comercial, por lo que cada una de las facturas debe ir totalizada en forma independiente. Hay que considerar que la única forma que una Factura Electrónica no señale el detalle de la operación en su cuerpo, es que haya sido emitida en su reemplazo una Guía de Despacho que contenga tal detalle.
El crédito fiscal contenido en una factura electrónica se podrá utilizar en el periodo en que se reúnen las condiciones señaladas en el artículo 23, entre las que se encuentra la consignada por el N°7, y artículo 24. Si el acuse de recibo se realiza al mes siguiente de aquél de la emisión, es este último el mes en que se reúnen todas las condiciones para utilizar el crédito fiscal, pero sólo se podrá utilizar el crédito de la factura electrónica en caso que ésta se registre con retraso. Se debe considerar que el N°7 del artículo 23 de la ley de IVA, no establece cambios en los plazos establecidos en el inciso primero del mismo y en el artículo 24 inciso tercero, para hacer uso del crédito fiscal; esto es hacer uso del crédito fiscal en el mismo periodo tributario de la emisión de las facturas, y en caso que hayan sido recibidas o registradas con retraso, el plazo se extiende a los dos periodos tributarios siguientes a aquel.

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