Los costos operativos de la microempresa son un foco de atención para los líderes de microempresas. Tratar de controlarlos y reducirlos resulta ser uno de los grandes intereses para lograr una mayor rentabilidad y sostenibilidad del negocio, económicamente hablando.
Conocer los costos operativos es clave para la optimización que se requiere en estos, como oportunidad para sobrevivir a la coyuntura.
Para saber cómo optimizarlos y controlarlos debes saber primero qué son y cómo calcularlos ¡Acá te explicamos!
¿Qué son los Costos operativos de la microempresa?
Los costos operativos son todos los relacionados con la administración, mantenimiento y actividad de la empresa, entre ellos, el costo de alquiler y salarios. Estos se dividen en fijos y variables y, como su nombre lo indica, algunos son inamovibles y otros fluctúan con base en variables como el volumen de producción.
Es por lo que representan los costos operacionales que existe una oportunidad de que las microempresas sobrevivan a la coyuntura por la pandemia, controlando y optimizando los costos operativos.
Verás, las microempresas han sido de las más afectadas con la llegada del COVID19, siendo que el 63% de ellas experimentó caída en sus ventas, con una magnitud del -37.5%. Ello en comparación con un -10% de las pequeñas, -4% de las medianas y -16% de las grandes empresas, tal como lo revela el análisis del Ministerio de economía fomento y turismo de Chile.
Cálculo de los costos operativos
Veamos entonces cómo calcular los costos operativos para tener como partida un diagnostico que te ayude a conocer cuáles son, por qué monto y si existe oportunidad de optimizarlos.
Contar con datos e información actualizada sobre los costos operativos es fácil con soluciones tecnológicas como EasyDoc.
Lo primero a considerar es la lista de los costos operativos variables y fijos:
- Costos fijos: son todos aquellos que no varían y en los que siempre vas a tener que incurrir para la actividad de tu empresa. Por ejemplo, el costo de alquiler y el salario de los empleados de planta son fijos porque no fluctúan (por lo menos en el año) y son necesarios mes a mes.
- Costos variables: son los que varían de acuerdo con el nivel o volumen de producción en la empresa. Algunos ejemplos de estos son personal extra por temporada, comisiones por ventas, y materias primas.
Luego de ello, es importante que definas y clasifiques los costos operacionales en 3 grandes grupos:
- Mano de obra o nómina.
- Materiales, maquinaria y elementos técnicos (software, dispositivos, etc.).
- Mantenimiento, supervisión y gestión.
Ahora, para calcular los costos operativos existe una fórmula matemática general que se puede aplicar a diferentes tipos de microempresas. Las variables son las siguientes:
- CU: Costo operativo por Unidad, bien sea en la producción o la adquisición.
- CF: Costo Fijo.
- CV: Costo Variable.
- Q: Cantidad o número total producido o comercializado.
Con las anteriores variables el planteamiento de la fórmula para el cálculo de los costos operacionales sería el siguiente:
CU = (CF + CV) / Q
Ejemplos de costos de operación
Veamos ahora algunos ejemplos de los costos de operación, agrupados en sus dos grandes tipos:
- Costos fijos: Alquiler de locales, oficinas, bodegas e inmuebles en general, seguros, servicios públicos, impuestos inmobiliarios, gastos de administración y salarios de personal de planta.
- Costos variables: Materia prima e insumos directos (para la producción), costos de distribución, proveedores externos, envases y embalajes.
¿Por qué debes sacar costos de operación de forma periódica?
Conocer lo que le cuesta a tu empresa operar es clave para acciones continuas y esenciales como la elaboración de presupuestos, planes de negocio, búsqueda de financiamiento y estrategias de ventas.
En general, conocer estos costos operativos ayudará a conocer la rentabilidad actual del negocio, proyectar su sostenibilidad en el tiempo y tomar decisiones oportunas. Por supuesto, esto depende de contar con datos actualizados para poder hacer un seguimiento periódico.
Por ejemplo, las ventas necesitan un continuo monitoreo, pues de ellas depende en gran parte los ingresos de las microempresas.
Este seguimiento se debería hacer a corto plazo, por lo menos semanal y mensual, con el fin de comprobar la rentabilidad por ventas, los montos a pagar por impuestos y otros datos relevantes para el análisis de costos Vs ingresos.
Este control de los costos operativos y de indicadores como las ventas se logra con nuestras soluciones EasyDoc:
- Sistema POS. Administra ventas, stock, entradas y salidas de inventario y facturación en línea desde cualquier punto de venta o lugar.
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Conclusión
Los costos operativos de la microempresa son todos aquellos en los que se incurren para la actividad del negocio y pueden ser variables o fijos.
Tras la pandemia, conocerlos y optimizarlos se ha convertido en una oportunidad de rentabilidad y sostenibilidad.
Para calcularlos es importante diferenciar cuáles son los fijos y variables y clasificarlos de acuerdo con 3 rubros:
- Mano de obra o nómina.
- Materiales, maquinaria y elementos técnicos.
- Mantenimiento, supervisión y gestión.
La fórmula para calcular los costos operativos es: CU = (CF + CV) / Q
Con easyDoc es más fácil conocer los costos operativos y tomar decisiones para optimizarlos con nuestras soluciones en la nube.
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